Η γενική συνέλευση είναι η στιγμή που η πολυκατοικία παίρνει τις αποφάσεις της: από τον προϋπολογισμό της χρονιάς μέχρι μια επισκευή στην ταράτσα. Όταν είναι καλά προετοιμασμένη, τελειώνει γρήγορα και χωρίς εντάσεις. Όταν δεν είναι, καταλήγει σε ατελείωτες συζητήσεις στο κλιμακοστάσιο και σε αποφάσεις που κανείς δεν θυμάται.
Σε αυτόν τον οδηγό συγκεντρώνουμε ό,τι έχουμε μάθει από τις συνελεύσεις πολυκατοικιών στη Λάρισα που οργανώνουμε εδώ και χρόνια, ώστε η επόμενη συνέλευση του κτιρίου σας να είναι πιο ήρεμη και πιο αποδοτική.
Πότε χρειάζεται γενική συνέλευση
Συνέλευση συγκαλείται συνήθως μία φορά τον χρόνο για τα τακτικά θέματα, αλλά και έκτακτα όταν προκύψει κάτι σημαντικό. Τυπικές αφορμές είναι:
- η έγκριση του προϋπολογισμού και του απολογισμού της χρονιάς,
- η εκλογή ή η αλλαγή διαχειριστή, ή η ανάθεση της διαχείρισης σε εταιρεία,
- μια μεγαλύτερη εργασία, όπως επισκευή στέγης, ανελκυστήρα ή καυστήρα,
- η απόφαση για νομικά μέτρα σε περίπτωση παλιών οφειλών κοινοχρήστων,
- αλλαγές στον τρόπο καθαριότητας ή στο πρόγραμμα απεντόμωσης του κτιρίου.
Στις πολυκατοικίες που διαχειριζόμαστε, για εργασίες άνω των 300 € προκαλούμε γενική συνέλευση, ώστε να αποφασίσουν ιδιοκτήτες και ενοικιαστές. Έτσι κανείς δεν αιφνιδιάζεται από ένα μεγάλο ποσό στα κοινόχρηστα.
Η πρόσκληση: σαφής, έγκαιρη και γραπτή
Η πρόσκληση είναι το πρώτο βήμα και συχνά καθορίζει αν θα υπάρξει απαρτία. Ο τρόπος και ο χρόνος αποστολής της ορίζονται από τον κανονισμό της πολυκατοικίας και την ισχύουσα νομοθεσία – αν έχετε αμφιβολίες, ρωτήστε μας για την περίπτωσή σας. Στην πράξη, μια καλή πρόσκληση περιλαμβάνει:
- Ημερομηνία, ώρα και τόπο – προτιμήστε απογευματινή ώρα και έναν χώρο ζεστό τον χειμώνα, όχι την πυλωτή μέσα στην ομίχλη του Λαρισινού Δεκέμβρη.
- Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, αριθμημένα και διατυπωμένα με απλά λόγια.
- Συνημμένα τα βασικά έγγραφα: προσφορές, προϋπολογισμό, κατάσταση ταμείου.
- Δυνατότητα εξουσιοδότησης για όσους δεν μπορούν να παραστούν.
Αναρτήστε την πρόσκληση στον πίνακα ανακοινώσεων της εισόδου και στείλτε την και με email. Οι ιδιοκτήτες που δεν μένουν στο κτίριο είναι συνήθως αυτοί που χάνουν την ενημέρωση.
Θέματα ημερήσιας διάταξης και προϋπολογισμός
Η συνέλευση αποφασίζει καλύτερα όταν συζητά λίγα, συγκεκριμένα θέματα. Αποφύγετε το γενικό «διάφορα»: ό,τι είναι σημαντικό, γράψτε το ως ξεχωριστό θέμα. Για κάθε εργασία φέρτε τουλάχιστον δύο προσφορές, ώστε η σύγκριση να γίνει πάνω σε αριθμούς και όχι σε εντυπώσεις.
Πώς στήνεται ένας ρεαλιστικός προϋπολογισμός
Ξεκινήστε από τα έξοδα της προηγούμενης χρονιάς: ΔΕΗ κοινοχρήστων, νερό, πετρέλαιο ή φυσικό αέριο, καθαριότητα, ανελκυστήρας. Στη Λάρισα η θέρμανση είναι συνήθως το μεγαλύτερο κονδύλι, γιατί οι χειμώνες είναι κρύοι και υγροί – υπολογίστε την με προσοχή. Προσθέστε ένα αποθεματικό για απρόβλεπτες βλάβες και τις εργασίες που σκοπεύετε να εγκρίνετε. Ένας καλός προϋπολογισμός δεν «ωραιοποιεί» τα νούμερα· προλαβαίνει τις έκτακτες επιβαρύνσεις.
Πρακτικά: η μνήμη της πολυκατοικίας
Ό,τι δεν γράφεται στα πρακτικά, στην ουσία δεν αποφασίστηκε. Τα πρακτικά πρέπει να αναφέρουν ποιοι παραβρέθηκαν ή εκπροσωπήθηκαν, τι συζητήθηκε σε κάθε θέμα και ποια ήταν η απόφαση με τις ψήφους. Υπογράφονται και φυλάσσονται στο βιβλίο ή στον φάκελο της πολυκατοικίας.
Συμβουλή: συντάξτε τα πρακτικά την ίδια ώρα, πριν φύγει ο κόσμος. Τα πρακτικά που γράφονται «αύριο» συνήθως δεν γράφονται ποτέ.
Σωστά τηρημένα πρακτικά και παραστατικά είναι πολύτιμα, ιδίως αν η πολυκατοικία χρειαστεί κάποτε να διεκδικήσει οφειλές.
Ο ρόλος του διαχειριστή – και πώς βοηθά η επαγγελματική διαχείριση
Ο διαχειριστής ετοιμάζει την πρόσκληση, συγκεντρώνει προσφορές, παρουσιάζει τα οικονομικά και εκτελεί όσα αποφασιστούν. Για έναν συνιδιοκτήτη που «ήρθε η σειρά του», αυτό είναι πολύς χρόνος και συχνά πηγή εντάσεων με τους γείτονες.
Με την επαγγελματική διαχείριση πολυκατοικιών από την Puerta, έναν ουδέτερο επαγγελματία για όλους, η προετοιμασία γίνεται οργανωμένα: διατηρούμε φάκελο με όλα τα νόμιμα παραστατικά, παρουσιάζουμε καθαρά το ταμείο και, μέσα από την εφαρμογή My Puerta, κάθε ιδιοκτήτης βλέπει τα έξοδα και τα παραστατικά πριν καν έρθει στη συνέλευση. Αν η πολυκατοικία χρειάζεται μόνο τον υπολογισμό των λογαριασμών, υπάρχει και η έκδοση κοινοχρήστων ως ξεχωριστή υπηρεσία.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί η γενική συνέλευση να αναθέσει τη διαχείριση σε εταιρεία;
Ναι. Η ανάθεση ξεκινά με απόφαση της γενικής συνέλευσης. Στη συνέχεια ο προηγούμενος διαχειριστής παραδίδει το αποθεματικό με πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής και όλα ανακοινώνονται σε ιδιοκτήτες και ενοικιαστές.
Τι γίνεται αν δεν υπάρξει απαρτία;
Ο κανονισμός της πολυκατοικίας συνήθως προβλέπει τι ισχύει για επαναληπτική συνέλευση. Επειδή κάθε κτίριο έχει τον δικό του κανονισμό, ρωτήστε μας για την περίπτωσή σας.
Πρέπει να συμμετέχουν και οι ενοικιαστές;
Οι ενοικιαστές πληρώνουν μεγάλο μέρος των κοινοχρήστων, οπότε η ενημέρωσή τους βοηθά πολύ. Για ποια θέματα έχουν ψήφο ορίζεται από τον κανονισμό και την ισχύουσα νομοθεσία.
Η καλή συνέλευση δεν είναι θέμα τύχης: χρειάζεται έγκαιρη πρόσκληση, ξεκάθαρα θέματα, αριθμούς στο τραπέζι και πρακτικά που κρατιούνται. Αν θέλετε να αναλάβουμε εμείς τη διαχείριση της πολυκατοικίας σας στη Λάρισα, μαζί με την προετοιμασία της επόμενης συνέλευσης, επικοινωνήστε μαζί μας ή καλέστε μας στο 2410 730070 για μια συνάντηση γνωριμίας.